Eventi e spazi per il business
Lo spazio per eventi che voleva riempire il calendario
Uno spazio per eventi aziendali dentro un polo dell'innovazione: sale moderne, referenze solide con marchi nazionali, e la solita domanda — perché le aziende che organizzano eventi non ci pensano?
Ho mappato chi organizza davvero: responsabili eventi, agenzie, associazioni di categoria, aziende con convention ricorrenti. A ognuno ho scritto partendo dal loro calendario, non dal mio: l'evento appena fatto, quello annunciato, il formato che cresceva.
Le referenze le citavo solo quando c'era il permesso di farlo, e mai due volte lo stesso argomento nello stesso giro. Le richieste di disponibilità e prezzo passavano subito al team dello spazio: io apro la porta, il preventivo lo fa chi lo sa fare.
Risultato: un flusso costante di conversazioni qualificate con interlocutori che prima non rispondevano nemmeno al telefono — e un calendario che ha cominciato a riempirsi di sopralluoghi.
Come suona una mia mail in questo settore
Esempio ricostruito: il destinatario non esiste, ma il meccanismo è quello che uso davvero — l'aggancio su un fatto loro, il limite dichiarato, e il passaggio di mano appena si parla di condizioni. Le conversazioni vere, trascritte parola per parola, sono più sotto.
La mia mail
Oggetto: La vostra convention di gennaio, e una sala che non sembra una sala
Gentile sig.ra Caruso,
ho letto che a gennaio riunite la rete commerciale per il kick-off dell'anno: duecento persone, dal comunicato dell'anno scorso.
Gestisco uno spazio in un ex stabilimento del 1920 a venti minuti dal centro: capienza esatta per duecento in plenaria, quattro sale più piccole per i lavori di gruppo e un cortile coperto per il pranzo in piedi.
Le mando due foto e la pianta, senza impegno? Non sto vendendo una data: se gennaio è già deciso, mi dica di no e amen.
Cordiali saluti, per lo spazio
La risposta — la responsabile eventi, tre ore dopo
Buongiorno,
gennaio è già chiuso, siamo in hotel come sempre. Ma il "non sembra una sala" mi interessa, perché il feedback peggiore che riceviamo ogni anno è proprio quello.
Mandi pure pianta e foto. A giugno abbiamo un incontro più piccolo, sessanta persone, e lì potremmo provare.
Cosa faccio dopo: Il no su gennaio è un sì su giugno. Ho mandato il materiale e passato il contatto, con la nota di non riproporre gennaio.
Leggi le tre conversazioni →I nomi e i dettagli identificativi sono cambiati o trasfigurati; le dinamiche raccontate sono il mio modo di lavorare, e dove ci sono numeri, sono veri.